Lean Home Office. Novos tempos demandam novas soluções de gestão

0
122

Na fase inicial da pandemia COVID-19, tanto no Brasil, Canadá ou outros países, o mais importante para as empresas foram ações, mesmo que descoordenadas, mas necessárias, pela urgência de soluções com aplicação imediata. Os funcionários foram colocados em trabalho remoto com os equipamentos que eram disponíveis no momento, com instruções limitadas e sem treinamento. Gradativamente, as empresas foram acertando a infraestrutura geral e melhorando a coordenação junto aos colaboradores, inclusive com preocupação de ergonomia e saúde devido ao isolamento.

Passado o choque inicial, muitas empresas notaram que o trabalho remoto em diversas atividades trouxe vantagens para o desempenho, e redução de custos fixos. Isso resultará numa forma de trabalho com um mix remoto com o presencial. Conforme pesquisa do Statistic Canada de abril de 2021, 80% dos trabalhadores, atualmente em home office, querem continuar ao menos parcialmente com esse regime após a as restrições da pandemia. Pesquisa da Forbes no Brasil, de outubro de 2020, indica que 52% dos trabalhadores estariam dispostos a mudar de emprego para manter o home office. As empresas deverão estar preparadas.

Entrevistamos alguns profissionais e executivos de RH no Brasil sobre a experiência e dificuldades encontradas com a gestão na nova ordem de trabalho remoto, e obtivemos respostas interessantes:

  • Os gestores que tinham características de distanciamento das equipes tiveram maior dificuldade de resultados.
  • Os profissionais de TI, principalmente suporte, tiveram maiores dificuldades de adaptação e algumas empresas priorizaram o retorno presencial desse grupo (esse é um ponto para ser entendido em novas entrevistas).
  • A reposição de funcionários ficou prejudicada. Houve perda de assimilação da cultura da empresa pelos novos colaboradores sem os treinamentos e adaptação presenciais.
  • A sincronia das equipes tem sido uma das dificuldades. Os colaboradores trabalham muitas horas, mas há constantes descontinuidades no fluxo de trabalho.
  • As equipes de projetos e desenvolvimentos de software rapidamente se ajustaram. Essas equipes já tinham treinamento de metodologia ágil, como o Scrum, adequada a esse tipo de atividade e boa para trabalho remoto.

Dos pontos levantados, nos chamou a atenção que os colaboradores com tarefas contínuas ficaram mais desorientados. Essas atividades, com organização clássica, demandam uma intervenção constante da supervisão em estruturas centralizadas, e muitas vezes a informação e o conhecimento são transmitidos de forma tácita. A questão presencial tinha muita importância. Podemos exemplificar os grupos de contabilidade, financeiro, compras, logística, vendas, suporte ao cliente, advocacia, entre outros.
Pesquisa no Brasil realizada pela Global Line, em novembro de 2020, aponta melhorias relevantes para as empresas continuarem com o home office: maior foco em uma cultura humanizada e colaborativa (70%), manter engajamento dos trabalhadores (65%), repensar práticas organizacionais (52%) e avaliação de performance (51%)
Propomos a filosofia Lean para o home office. O Lean tem como base as pessoas, o cliente e a eliminação de desperdícios. O objetivo é o desempenho com melhoria contínua. A aplicação de ciclos Kaizen insere na cultura organizacional o conceito de todo dia um pouco melhor.

Como desperdícios podemos citar o tempo e os fluxos de trabalho. A falta de sincronia das equipes reúne vários desperdícios que podem e devem ser sanados. A filosofia Lean cuida de tudo isso.

A metodologia prevê reuniões sistemáticas com os participantes dos trabalhos em home office, analisando suas atividades, rotinas e dificuldades de trabalho. Através de sugestões dos participantes que vivenciam o dia a dia, são definidas as alternativas de trabalho para melhorar a ergonomia e fluxos, e aumentar a produtividade.

A filosofia Lean no home office é adequada para atividades contínuas que permanecerem remotas, ou que voltem a ser presenciais, com sistema híbrido ou não. Essa filosofia, com origem japonesa, é utilizada com sucesso no segmento de manufatura e de serviços. Muitas empresas já utilizam o Lean Office, ou Lean Enterprise, que é apropriado para equipes remotas.


Sobre os autores:

Jairo Ramalho é sócio da Máxima Produtivismo, tendo realizado implantações de sistemas Lean em diversas empresas de manufatura e serviços de tamanhos diversos, no Brasil, México, EUA, Japão. É um dos pioneiros da filosofia Lean no Brasil. [email protected]

João Henrique Botelho é sócio da Henbak Tecnologia, com experiência em gestão de empresas de médio porte, multinacionais e brasileiras. É um forte adepto da filosofia Lean. [email protected]